Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026.

Responsable du traitement

L’ASBL Le Hall Polyvalent d’Arlon, inscrite à la BCE sous le numéro 0420.207.265, dont le siège est situé Parc des Expositions 2, 6700 Arlon, Belgique, est responsable des traitements décrits dans cette politique.

Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits, contactez info@hallpolyvalentarlon.be, ou écrivez à notre adresse postale avec la mention « Données personnelles ».

Données collectées et utilisation

Lorsque vous nous contactez, nous traitons les informations que vous transmettez : nom, adresse e-mail, message et renseignements relatifs à votre projet, notamment votre organisation, téléphone, type d’événement, espace envisagé, date souhaitée et nombre estimé de participants.

Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires pour envoyer et traiter votre demande. Les autres sont facultatifs. Vous pouvez également nous contacter par téléphone ou par e-mail. Évitez de transmettre des données sensibles ou des informations inutiles concernant d’autres personnes.

Nous utilisons ces données pour répondre aux demandes, préparer les locations et gérer nos échanges professionnels :

• Les démarches précontractuelles demandées par une personne qui sera partie au contrat reposent sur l’article 6, paragraphe 1, b du RGPD.
• Les autres échanges, notamment avec les représentants d’organisations, reposent sur notre intérêt légitime à répondre aux sollicitations et à gérer nos relations professionnelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, f.

Le formulaire transmet votre demande par e-mail à l’équipe du Hall. L’extension personnalisée n’enregistre pas son contenu dans la base de données WordPress. Les messages et leurs réponses sont conservés dans notre messagerie.

L’envoi du formulaire ne vaut pas réservation et ne vous inscrit pas à une newsletter.

Fonctionnement et sécurité du site

La consultation du site peut générer des journaux techniques comprenant notamment l’adresse IP, la date et l’heure, les pages ou ressources demandées et des informations sur le navigateur.

Ces informations servent au fonctionnement du site, au diagnostic des erreurs et à la prévention des activités malveillantes. Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à protéger le site et les données.

Le formulaire utilise également des compteurs temporaires pour limiter les tentatives abusives. Le mécanisme individuel repose sur une empreinte calculée à partir de l’adresse IP, qui expire après quinze minutes. Ce mécanisme ne conserve pas l’adresse IP brute dans la base WordPress ; celle-ci peut néanmoins figurer dans les journaux techniques.

Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de l’ASBL, dans la mesure nécessaire à leurs missions. La gestion courante et la maintenance du site sont assurées en interne.

Les prestataires suivants interviennent pour les besoins de leurs services :

• OVH SAS : hébergement du site et services techniques associés.
• Microsoft Exchange Online, Plan 1 : hébergement de la messagerie professionnelle et traitement des messages, coordonnées et pièces jointes.
• Defiant, Inc., éditeur de Wordfence : protection du site. Selon les fonctions activées, des données techniques, notamment des adresses IP et des informations relatives aux requêtes suspectes, peuvent être transmises à ce prestataire.

UpdraftPlus est utilisé pour créer les sauvegardes du site. Celles-ci sont conservées sur l’hébergement et sur des supports locaux sous le contrôle de l’ASBL. Google Drive n’est pas utilisé pour ces sauvegardes.

Des données peuvent également être communiquées aux autorités compétentes lorsqu’une obligation légale l’impose.

Transferts internationaux

Le recours à certains services, notamment Microsoft, Wordfence et Google Maps lorsque vous en acceptez le chargement, peut entraîner des traitements hors de l’Espace économique européen.

Les garanties applicables dépendent du prestataire et du service concerné, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsqu’elles sont applicables.

Vous pouvez consulter les informations des prestataires :

• Engagements de Microsoft concernant la protection des données.
• Accord de traitement des données de Defiant.
• Politique de confidentialité de Google.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir davantage d’informations sur les garanties relatives aux traitements de vos données.

Conservation des données

Demandes sans suite : les messages et renseignements sont conservés pendant douze mois après le dernier échange, puis supprimés.

Dossiers de location : les informations nécessaires à la gestion contractuelle et les pièces justificatives sont conservées pendant dix ans à compter du 1er janvier suivant la clôture du dossier ou l’émission du document concerné. En cas de litige, les éléments nécessaires peuvent être conservés pendant le temps requis pour défendre les droits de l’ASBL.

Journaux techniques : les journaux OVH et les données du journal « Trafic en direct » de Wordfence sont conservés pendant trente jours.

Sauvegardes : les fichiers du site sont sauvegardés chaque semaine et la base de données chaque jour avec UpdraftPlus. Les deux dernières sauvegardes de chaque catégorie sont conservées selon la rotation configurée. Les copies téléchargées sur les supports locaux sont conservées pendant quatre semaines, puis supprimées.

Les données supprimées peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes jusqu’à leur remplacement ou leur suppression. Lors d’une restauration, les suppressions nécessaires sont réappliquées.

Cookies et contenus externes

Le site utilise des mécanismes nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à l’authentification des administrateurs.

Les autres liens externes ouvrent des services distincts, soumis à leurs propres politiques. Leur présence ne transmet pas automatiquement les informations saisies dans notre formulaire à ces services.

Agenda, photos et documents publics

L’agenda présente les événements organisés au Hall Polyvalent d’Arlon. Les descriptifs, affiches et coordonnées professionnelles sont communiqués par les organisateurs ou repris sur leurs supports publics, notamment leurs sites et pages de réseaux sociaux.

Ces informations sont utilisées pour informer le public sur les événements et leurs modalités pratiques. Cette publication repose sur notre intérêt légitime à présenter les activités accueillies au Hall, dans le respect des droits des personnes concernées. Les organisateurs sont informés de la publication de leurs informations.

Les événements sont retirés de l’affichage public et placés dans la corbeille un mois après leur fin. Leur suppression définitive, ainsi que celle des affiches et médias associés concernés, intervient lors du nettoyage mensuel suivant. Des copies peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes selon leur rotation.

Les photos et documents téléchargeables proposés sur le site sont publics. Pour signaler une information ou une image vous concernant, demander sa rectification ou le réexamen de sa publication, contactez-nous en indiquant la page concernée.

Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement.

Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Le droit à la portabilité s’applique lorsque ses conditions sont réunies.

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués auparavant.

Adressez votre demande à info@hallpolyvalentarlon.be. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque les conditions légales le justifient ; nous vous en informons dans le premier mois.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, des renseignements proportionnés peuvent être demandés pour la vérifier. Nous ne demandons pas systématiquement une copie de votre carte d’identité.

Nous n’utilisons pas les données du formulaire pour prendre une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou comparables à votre égard.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.

Modification de cette politique

Cette politique est adaptée lorsque nos pratiques, les fonctionnalités du site ou les prestataires utilisés évoluent. La date de dernière mise à jour figure en début de page.